Le présent avenant complète les Conditions d’utilisation de Quaderno et régit les services de déclaration et d’immatriculation fiscale indirecte disponibles via la plateforme Quaderno. En cas de conflit entre le présent avenant et les Conditions d’utilisation principales, le présent avenant prévaut en ce qui concerne les Services de conformité aux impôts indirects. Le présent avenant constitue, conjointement avec les Conditions d’utilisation principales, l’intégralité de l’accord entre les parties concernant les Services de conformité aux impôts indirects et remplace toute représentation, déclaration ou accord antérieur sur ce sujet.

Les Services de conformité aux impôts indirects sont destinés exclusivement aux clients professionnels. En acceptant le présent avenant, vous confirmez que vous agissez dans le cadre d’une activité commerciale, d’un commerce ou d’une profession.

1. Périmètre des services

Quaderno propose des services de conformité aux impôts indirects via sa plateforme, comprenant des services d’immatriculation fiscale indirecte et de déclaration fiscale indirecte périodique (collectivement, « Services de conformité aux impôts indirects »). Les Services de conformité aux impôts indirects n’incluent pas les conseils fiscaux, les avis juridiques, les droits de douane, l’impôt sur les sociétés, les prix de transfert ou toute autre question fiscale en dehors du périmètre de l’immatriculation et de la déclaration fiscale indirecte.

Ces services sont fournis en partie par des conseillers fiscaux agréés et des agents déclarants mandatés par Quaderno (« Spécialistes »). Quaderno reste votre seul point de contact et votre contrepartie contractuelle pour tous les Services de conformité aux impôts indirects. Aucune relation juridique ou contractuelle directe n’est formée entre vous et un Spécialiste en vertu du présent avenant ou de la prestation de services dans ce cadre.

2. Honoraires et facturation

Les honoraires des Services de conformité aux impôts indirects sont définis dans votre plan d’abonnement ou, le cas échéant, dans un bon de commande séparé. Sauf accord écrit contraire :

  • Les honoraires sont facturés mensuellement à terme échu pour les services rendus au cours du mois civil précédent.
  • Tous les honoraires sont hors taxes applicables, qui seront ajoutées si la loi l’exige.
  • Quaderno se réserve le droit d’ajuster sa structure tarifaire avec un préavis écrit d’au moins 15 jours. La poursuite de l’utilisation des Services de conformité aux impôts indirects après la date d’entrée en vigueur de toute modification tarifaire constitue l’acceptation des honoraires révisés.

Les frais engagés par Quaderno dans l’exécution de votre mission (tels que les frais obligatoires de dépôt gouvernementaux ou les coûts d’immatriculation) seront facturés au coût réel et détaillés sur votre facture. Lorsque ces frais sont raisonnablement prévisibles, Quaderno vous en informera à l’avance. Les dépenses supérieures à 150 EUR par article nécessitent votre approbation écrite préalable, sauf lorsque la dépense est un frais gouvernemental obligatoire qui ne peut être différé sans compromettre vos obligations de conformité, auquel cas Quaderno vous informera dès que possible.

3. Résiliation

L’une ou l’autre des parties peut résilier les Services de conformité aux impôts indirects à tout moment conformément aux dispositions de résiliation des Conditions d’utilisation principales, sous réserve d’un préavis minimum de 30 jours.

En cas de résiliation lors d’un cycle de déclaration actif, Quaderno effectuera toute déclaration pour laquelle les données client pertinentes ont été téléchargées sur la plateforme avant le premier jour du mois de déclaration et avant la notification de résiliation, et facturera ce travail au tarif applicable. Lorsqu’une échéance de déclaration tombe dans le délai de préavis de 30 jours et que les données requises n’ont pas encore été téléchargées, Quaderno en informera immédiatement le client afin que celui-ci puisse prendre des dispositions alternatives avant l’échéance.

Le traitement des données personnelles et des dossiers de déclaration lors de la résiliation est régi par l’Accord de traitement des données de Quaderno, qui est incorporé par référence.

La résiliation n’affecte pas les honoraires comptabilisés ou facturés avant la date de résiliation.

4. Limitation de responsabilité

La responsabilité totale et globale de Quaderno découlant de ou en rapport avec les Services de conformité aux impôts indirects — que ce soit en vertu d’un contrat, d’un délit ou autrement — ne dépassera pas les honoraires nets totaux payés par vous à Quaderno pour les Services de conformité aux impôts indirects au cours des douze (12) mois civils précédant immédiatement l’événement donnant lieu à la réclamation.

À tous autres égards, y compris l’exclusion des pertes indirectes et les exceptions obligatoires à la responsabilité, les dispositions des Conditions d’utilisation s’appliqueront.

5. Recours aux Spécialistes

Quaderno peut faire appel à des conseillers fiscaux agréés et des agents déclarants, dûment qualifiés dans la juridiction concernée, pour fournir tout ou partie des Services de conformité aux impôts indirects. Quaderno garantit qu’il fera preuve de diligence raisonnable dans la sélection des Spécialistes et que tout Spécialiste mandaté détient les licences, enregistrements ou qualifications professionnelles nécessaires pour réaliser les services pertinents dans la juridiction applicable.

Quaderno reste responsable envers vous de la qualité et du caractère complet des services fournis, y compris les travaux effectués par les Spécialistes au nom de Quaderno, sous réserve du plafond de responsabilité énoncé à la Section 4.

Quaderno fera des efforts commercialement raisonnables pour assurer la continuité du service. Dans le cas où un Spécialiste deviendrait indisponible pour une juridiction particulière, Quaderno vous en informera rapidement et s’efforcera de nommer un remplaçant qualifié ou de recommander une voie alternative vers la conformité.

Les données client ne seront partagées avec les Spécialistes que dans la mesure strictement nécessaire à la fourniture des Services de conformité aux impôts indirects pertinents, et Quaderno veillera à ce que tous les Spécialistes soient soumis à des obligations de confidentialité non moins protectrices que celles applicables en vertu des Conditions d’utilisation.

6. Responsabilités du client et obligations en matière de données

L’exactitude et la ponctualité de votre conformité TVA dépendent entièrement de l’exhaustivité et de l’exactitude des informations que vous fournissez. Vous êtes responsable de :

  • Fournir toutes les données, documents et informations requis pour que Quaderno puisse exécuter les Services de conformité aux impôts indirects (y compris les enregistrements de transactions, les factures et tout autre document justificatif) dans le format raisonnablement spécifié par Quaderno.
  • Veiller à ce que toutes les informations fournies soient exactes, complètes et non trompeuses.
  • Télécharger toutes les données requises sur Quaderno au plus tard le premier jour de chaque mois de déclaration. Quaderno ne traitera que les données disponibles sur la plateforme à cette date. Les données téléchargées après cette date limite ne seront pas incluses dans la période de déclaration concernée.

Quaderno ne sera pas responsable des pénalités fiscales, des majorations, des amendes de retard, des intérêts ou des autres coûts imposés par toute autorité fiscale résultant de : (i) votre incapacité à télécharger les données requises ; (ii) la fourniture de données inexactes, incomplètes ou trompeuses ; ou (iii) le téléchargement de données après le premier jour du mois de déclaration concerné. Ces pénalités ou coûts restent votre seule responsabilité.

7. Responsabilités de Quaderno

Lorsqu’aucune des circonstances décrites à la Section 6 ne s’applique, Quaderno assume la responsabilité des manquements suivants, y compris les pénalités fiscales en résultant, les intérêts et le coût raisonnable de la correction et du re-dépôt, sous réserve dans tous les cas du plafond de responsabilité de la Section 4 :

  1. Surveillance des seuils. Quaderno ne reflète pas dans le tableau de bord du client un seuil d’immatriculation atteint, dans une juridiction couverte par le service de surveillance des seuils de Quaderno tel que listé sur https://support.quaderno.io/article/1328-which-jurisdictions-does-quaderno-monitor-for-sales-thresholds, et le client est par conséquent redevable de taxes dans une juridiction où il aurait déjà dû être immatriculé ; ou une immatriculation soumise par Quaderno est bloquée ou rejetée et Quaderno ne la poursuit pas jusqu’à sa résolution. Pendant la période où une immatriculation est en cours, la responsabilité de Quaderno se limite à la traiter avec diligence et à tenir le client informé de son état ; les obligations s’accumulant pendant une immatriculation en cours ne relèvent pas automatiquement de la responsabilité de Quaderno. Le tableau de bord est la source faisant autorité pour les informations sur les seuils ; Quaderno peut envoyer des notifications par e-mail à titre de courtoisie, mais la livraison de ces notifications ne fait pas partie de l’obligation de Quaderno au titre de cette section. Les clients sont responsables de surveiller leur tableau de bord. Lorsqu’un seuil est correctement reflété dans le tableau de bord et que le client décide de ne pas s’immatriculer, la responsabilité de toute obligation en résultant incombe au client. Les seuils dans les juridictions non couvertes par le service de surveillance de Quaderno relèvent de la seule responsabilité du client.
  2. Application incorrecte du taux. Quaderno calcule un taux d’imposition indirecte incorrect sur la base de données qui étaient exactes et complètes telles que fournies par le client, et le client n’a pas modifié ce taux. Quaderno est responsable du maintien de tables de taux actuelles pour les juridictions qu’il couvre ; lorsqu’un taux incorrect résulte du défaut de mise à jour des tables de taux de Quaderno suite à un changement réglementaire, ce scénario s’applique sous réserve de la disposition de force majeure des Conditions d’utilisation. Quaderno fera des efforts raisonnables pour signaler les personnalisations de taux qui semblent incompatibles avec les taux applicables connus, mais lorsque le client a personnalisé ou remplacé un taux calculé par Quaderno, la responsabilité de l’exactitude de ce taux incombe au client.
  3. Erreurs ou omissions de déclaration. Une déclaration préparée par Quaderno est déposée en retard, n’est pas déposée du tout, ou contient des erreurs sur des données qui étaient exactes et complètes telles que téléchargées par le client avant le premier jour du mois de déclaration conformément à la Section 6. L’obligation de Quaderno de déposer dans les délais est conditionnelle au fait que le client ait téléchargé des données complètes et exactes avant cette échéance. Lorsque les données sont téléchargées à temps et que Quaderno dépose en retard, c’est une défaillance de Quaderno. Lorsque les données sont téléchargées en retard, tout retard de déclaration en résultant relève de la Section 6, que Quaderno tente ou non de déposer sur la base des données tardives.
  4. Traitement des avis. Un avis d’une autorité fiscale est reçu via un canal que Quaderno surveille dans le cadre des services — y compris les boîtes de réception des portails des autorités fiscales et les adresses de correspondance enregistrées au nom de Quaderno ou d’un Spécialiste — et Quaderno ne prend pas les mesures nécessaires avant le délai indiqué par l’autorité. Les avis envoyés directement à l’adresse ou aux coordonnées propres du client relèvent de la responsabilité du client, qui doit les transmettre rapidement à Quaderno.
  5. Déclarations néantes, désinscriptions et accès aux comptes. Lorsque le client a donné une instruction écrite explicite de déposer une déclaration néante ou de procéder à une désinscription dans une juridiction donnée, Quaderno ne le fait pas. L’accès à un portail d’autorité fiscale nécessaire à la fourniture des services est perdu en raison de l’action ou de l’inaction propre de Quaderno ou d’un Spécialiste, et Quaderno ne le rétablit pas ou n’en informe pas le client à temps pour éviter une défaillance de conformité. L’obligation de Quaderno au titre de ce scénario naît uniquement pour les juridictions et actions pour lesquelles une instruction écrite explicite a été reçue du client.

8. Protection des données

Les déclarations fiscales peuvent nécessiter le transfert de données personnelles aux autorités fiscales dans plusieurs juridictions ; ces transferts sont effectués sur la base d’une obligation légale en vertu de l’article 6(1)(c) du RGPD et ne nécessitent pas votre consentement séparé.

9. Modifications

Quaderno peut mettre à jour le présent avenant de temps en temps pour refléter des changements dans les services, les prix ou la législation applicable. Nous vous informerons de tout changement avec un préavis écrit d’au moins 15 jours par e-mail ou via la plateforme Quaderno.

Pour les changements importants affectant le périmètre des services, la responsabilité ou les obligations du client, vous pouvez résilier les Services de conformité aux impôts indirects sans pénalité avant la date d’entrée en vigueur de la modification en fournissant un avis écrit à support@quaderno.io. Si vous ne résiliez pas avant la date d’entrée en vigueur, la poursuite de l’utilisation des Services de conformité aux impôts indirects constituera votre acceptation des conditions mises à jour.

Mise à jour le · En vigueur à partir du