Orden Ministerial Verifactu: requisitos técnicos al detalle

La Orden Ministerial de Verifactu es la norma que baja a detalle técnico lo que la guía sobre el Verifactu cuenta a grandes rasgos. Qué campos lleva cada registro, cómo se encadenan, qué contiene el código QR y qué tiene que declarar el fabricante de tu programa.

Soy Carlos, CEO fundador de Quaderno, y llevamos más de 10 años haciendo facturación electrónica en España. Este es el artículo al que remito cuando alguien necesita el requisito exacto en vez del resumen.

¿Qué es la Orden Ministerial de Verifactu?

Nos estamos refiriendo a la Orden HAC/1177/2024, del 17 de octubre, publicada en el BOE el 28 de octubre de 2024. Es la que desarrolla los requisitos que deben cumplir los sistemas de facturación de empresarios y profesionales.

Se apoya en el Real Decreto 1007/2023 y en el Real Decreto 1619/2012. Su objetivo es que los registros de facturación sean íntegros, conservados, accesibles, legibles, trazables e inalterables.

Al publicarse arrancó el plazo de 9 meses que tenían los fabricantes y comercializadores para adaptar sus programas, como recordó la AEAT.

Ese plazo ya venció. El calendario completo, tal y como quedó en el Real Decreto 1007/2023 tras la modificación del Real Decreto-ley 15/2025, tiene tres fechas:

• 29 de julio de 2025 para productores y comercializadores de software. Tu proveedor ya debería estar adaptado.
• 1 de enero de 2027 para los contribuyentes del Impuesto sobre Sociedades.
• 1 de julio de 2027 para autónomos en IRPF, no residentes con establecimiento permanente y entidades en atribución de rentas.

El detalle de quién entra en cada grupo está en a quién afecta Verifactu.

Veámosla con un poco más de detalle…

Los requisitos técnicos para cumplir con el Verifactu, según la Orden

Para que un sistema de facturación cumpla con Verifactu (también llamado VERI*FACTU en algunos documentos) debe seguir unas especificaciones técnicas muy concretas:

1. Integridad e inalterabilidad: Cada factura debe generar una huella digital o hash que garantice que el contenido no ha sido modificado. Se exige el uso de firma electrónica basada en estándares europeos (ETSI EN 319 132) para reforzar la autenticidad de los registros.
2. Capacidad de conexión con la Agencia Tributaria: Los sistemas deben estar preparados para enviar registros de facturación de manera automatizada o en respuesta a un requerimiento de la AEAT. Es obligatorio el uso de certificados electrónicos para demostrar la autenticidad de los envíos.
3. Gestión independiente de varios contribuyentes: Si un software de facturación es usado por varios tributarios, debe permitir una gestión separada de los registros de cada uno, evitando interferencias.
4. Formato de registros estándar: XML con codificación UTF-8 y los campos que detallamos más abajo, incluida la huella del registro anterior.
5. Conservación: los registros deben conservarse en formato electrónico legible durante el tiempo que marca la normativa, y poder exportarse para auditorías.

Las facturas verificables Verifactu

Verifactu es la modalidad en la que el sistema remite todos los registros a la Agencia Tributaria según se generan. A cambio, no hay que firmar los registros ni custodiarlos, y se presume que son fiables. La definición completa y la comparación con la modalidad no Verifactu están en la guía sobre el Verifactu.

Las facturas que emite un sistema Verifactu llevan un código QR y una frase de verificación, de modo que cualquiera, incluida la AEAT, puede comprobar su autenticidad escaneándolo.

Quaderno cumple con el Reglamento Verifactu. Cada factura, ticket y abono sale con su código QR, y su registro viaja a la Agencia Tributaria al emitirse. Lo puedes ver en la integración de Verifactu, que funciona igual desde la API.

El formato de los registros

Según esta Orden, los registros de facturación deben cumplir un formato específico. Para ello, se definen tres tipos de registros principales:

1. Registro de facturación de alta (para nuevas facturas)
2. Registro de facturación de anulación (cuando se cancela una factura)
3. Registro de eventos (para cambios o actualizaciones en el sistema de facturación)

Cada registro debe generarse en formato XML con codificación UTF-8, asegurando su compatibilidad y estandarización. La información mínima obligatoria en cada tipo de registro, definida en el artículo 13 de esta Orden Ministerial, es la siguiente:

1. Registro de alta

• NIF del emisor
• Número y serie de la factura
• Fecha de expedición de la factura
• Tipo de factura (simplificada, completa, rectificativa, etc.)
• Importe total
• Huella del registro anterior (para garantizar la trazabilidad)
• Fecha, hora y huso horario de generación

2. Registro de anulación

• NIF del emisor
• Número y serie de la factura anulada
• Fecha de expedición de la factura anulada
• Huella del registro de facturación anterior
• Fecha, hora y huso horario de generación

3. Registro de evento

• Identificador del productor del software
• Identificador del sistema informático
• Versión del sistema informático
• Número de instalación del sistema informático
• NIF del obligado a emisión
• Tipo de evento (actualización, incidencia, etc.)
• Huella del registro de evento anterior
• Fecha, hora y huso horario de generación

Cada registro genera además su huella o hash con el algoritmo que fija la sede electrónica de la AEAT. En modalidad no Verifactu se firma, con el estándar europeo ETSI EN 319 132.

Facturas simplificadas y Verifactu

Empecemos por la respuesta: sí, las facturas simplificadas entran en Verifactu. Generan su registro de alta igual que una factura completa y, en modalidad Verifactu, se remiten a la Agencia Tributaria al emitirse. La AEAT lo confirma en sus preguntas frecuentes. Y añade un matiz que se le escapa a muchos negocios: el extracto recapitulativo del cierre del día no sustituye a esos envíos.

Cuándo puedes emitir una factura simplificada

Esto no lo cambió Verifactu. Lo sigue regulando el artículo 4 del Real Decreto 1619/2012:

• Cuando el importe no supera los 400 euros, IVA incluido.
• Cuando se trata de una factura rectificativa.
• Cuando el importe no supera los 3.000 euros, IVA incluido, y la operación está en la lista tasada del artículo 4.2: ventas al por menor, hostelería, transporte de personas, peluquería, aparcamiento, tintorería y autopistas de peaje, entre otras catorce actividades.

Fuera de esos supuestos, factura completa.

El NIF del cliente, que es lo que casi todo el mundo pregunta

Una factura simplificada no lleva el NIF del destinatario. El artículo 7.1 exige número y serie, fechas, NIF y nombre de quien la emite, identificación de lo vendido, tipo impositivo y contraprestación total. Del cliente, nada.

Hay una excepción y cambia el registro. Si el destinatario es un empresario o profesional y necesita deducirse el IVA, puede exigir que la factura incluya su NIF, su domicilio y la cuota repercutida por separado. Es el artículo 7.2, la llamada factura simplificada cualificada.

Cómo se identifica cada tipo de factura en el registro

El anexo de la Orden fija una lista cerrada de códigos, la lista L2, y tu software consigna uno en cada registro de alta:

Código	Tipo de factura
F1	Factura completa (arts. 6, 7.2 y 7.3 del RD 1619/2012)
F2	Factura simplificada y facturas sin identificación del destinatario
F3	Factura emitida en sustitución de facturas simplificadas ya facturadas y declaradas
R1 a R4	Rectificativas, según el motivo: error fundado en derecho y art. 80 Uno, Dos y Seis de la Ley del IVA (R1), art. 80.3 (R2), art. 80.4 (R3) y resto (R4)
R5	Rectificativa sobre facturas simplificadas

Ojo al F2, que hace doble trabajo: cubre las simplificadas y las facturas sin identificación del destinatario del artículo 6.1.d). Otro detalle que se pasa por alto está en el artículo 7.1.a): series separadas para simplificadas y completas del mismo año, y una serie distinta para las que expidan destinatarios o terceros. Que es justo lo siguiente.

Autofacturas y facturas expedidas por terceros

Una autofactura es la factura que emite el destinatario en nombre de quien le vende, previo acuerdo entre ambos. El artículo 5 del Real Decreto 1619/2012 lo permite, y lo mismo vale cuando factura un tercero por cuenta del proveedor. Verifactu no lo prohíbe. Lo que hace es dejar muy claro quién responde.

En la práctica: si tu cliente emite las facturas por ti y su sistema no cumple, el problema es tuyo.

Eso llega hasta el registro. El registro de alta debe indicar quién ha expedido la factura: quien realiza la operación, su destinatario o un tercero. Cuando no es el primero, también hay que consignar el NIF y el nombre completo de quien la emitió.

La exclusión que existe es más estrecha de lo que parece. El artículo 5.3 deja fuera las facturas expedidas materialmente por el destinatario, o por un tercero cuando lo impone una norma de obligado cumplimiento. Pero solo si los libros registro se llevan en los términos del artículo 62.6 del Reglamento del IVA, es decir, con el SII. Sin SII no hay exclusión.

El certificado digital: para qué se usa exactamente

El certificado hace dos trabajos distintos, y confundirlos es el origen de casi todas las dudas:

• Identificarte ante la Agencia Tributaria. El artículo 5 de la Orden exige que el sistema presente la identificación electrónica del remitente en la sede electrónica de la AEAT, con un certificado válido en esa sede. Sin eso no hay envío.
• Firmar los registros, y solo en una modalidad. En no Verifactu tienes que firmar electrónicamente cada registro, conservarlo y llevar un registro de eventos. En Verifactu el envío continuado a la AEAT sustituye a esa firma.

Esa segunda diferencia pesa más de lo que parece, y es la razón principal por la que la mayoría de negocios pequeños eligen Verifactu: hay bastante menos que custodiar. Cuando la firma sí hace falta, la Orden pide un certificado electrónico cualificado de firma electrónica en vigor, emitido por un prestador cualificado conforme al Reglamento (UE) 910/2014.

El envío se puede delegar: el mismo artículo 5 admite que la remisión la haga el obligado tributario o un tercero que actúe en su representación, que es lo que hace una gestoría.

El requisito concreto al conectar Quaderno

El certificado que subes tiene que estar emitido al mismo NIF y al mismo nombre legal que figuran en tu cuenta de Quaderno. Un certificado personal en una cuenta a nombre de una sociedad no vale, aunque seas el administrador. Después de subirlo, conectas la integración de Verifactu y autorizas el envío de los registros.

La declaración responsable

Conviene empezar deshaciendo un malentendido muy extendido, y hacerlo con precisión, porque la versión simplificada también se equivoca. La declaración responsable es la certificación del sistema: así se titula la sección que la regula, Certificación de los sistemas informáticos. Lo que la distingue de lo que mucha gente imagina es quién la firma. La firma el fabricante del programa, bajo su responsabilidad y sobre su propio software, no la Agencia Tributaria.

La confusión tiene explicación: TicketBAI, el sistema vasco, sí tiene un registro real de software garante con sus fabricantes inscritos. Verifactu no tiene nada equivalente, y quien se anuncie como «homologado por Hacienda» está describiendo algo que no existe.

Como la declaración debe poder consultarse antes de comprar, lo práctico es pedírsela a cada proveedor que valores. La de Quaderno está publicada aquí: declaración responsable de Quaderno, y sirve de ejemplo para leer la tabla que viene a continuación campo por campo.

La obligación nace del artículo 29.2.j) de la Ley 58/2003 General Tributaria, la recoge el RD 1007/2023 y su contenido lo fija el artículo 15 de la Orden. El documento empieza con el título «DECLARACIÓN RESPONSABLE DEL SISTEMA INFORMÁTICO DE FACTURACIÓN» y sigue con estos datos, en este orden y cada uno precedido del texto que lo describe:

Apartado	Qué debe indicar
a)	Nombre del sistema, normalmente el comercial
b)	Código identificador único, distinto del de cualquier otro producto del mismo fabricante
c)	Identificador completo de la versión concreta
d)	Componentes de hardware y software, con una breve descripción de sus funcionalidades
e)	Si está producido para funcionar solo como VERI*FACTU
f)	Si da soporte a varios obligados tributarios
g)	Tipos de firma de los registros, si no se usa como VERI*FACTU
h)	Nombre y apellidos o razón social del productor
i)	NIF español del productor, u otra identificación con su tipo y país
j)	Dirección postal completa de contacto
k)	Constancia expresa de que esa versión cumple el art. 29.2.j) de la LGT, el RD 1007/2023 y esta Orden
l)	Fecha completa y lugar en que se suscribe

Dónde tiene que estar importa tanto como qué dice. El apartado 3 exige que esté de forma legible e individualizada dentro del propio software, accesible de manera rápida, fácil e intuitiva. También hay que entregarla al comercializador y al cliente, en papel o en formato electrónico gratuito.

Y queda un supuesto que casi nadie menciona: si tu sistema se amplía con componentes producidos por terceros, esos terceros también deben aportar sus propias declaraciones responsables. Un plugin de facturación sobre un ecommerce entra de lleno aquí.

Qué hacer tú con todo esto

Pídele a tu proveedor la suya y mira tres cosas:

1. Que la versión del apartado c) sea la que estás usando, no una anterior.
2. Que el apartado e) diga si el sistema funciona solo en modalidad Verifactu, porque eso determina si tienes que firmar y conservar registros.
3. Que el apartado l) esté fechado.

Un proveedor que no puede enseñártela no cumple, diga lo que diga su página de precios.

Remisión de registros y respuesta a requerimientos

Todo sistema debe poder enviar los registros a la Agencia Tributaria, ya sea de forma continuada (modalidad Verifactu) o bajo requerimiento, cuando la AEAT los solicite. Particularidades del envío:

• Debe de hacerse siempre en formato XML, con los datos completos de cada factura.
• En el caso de los envíos en tiempo real, hay un intervalo de tiempo mínimo de 60 segundos entre envíos para evitar sobrecargas en la plataforma de la AEAT.
• La respuesta de la Agencia Tributaria incluirá un código seguro de verificación (CSV), confirmando la recepción y validación de los registros.

Si una incidencia técnica impide la remisión, el artículo 16 obliga al software a reintentarlo al menos una vez cada hora hasta completarla, y a avisar de cuántos registros quedan pendientes.

Otros elementos indispensables de la Orden Ministerial Verifactu

Código QR en las facturas

Todas las facturas deben incorporar un código QR con la información esencial para su verificación. Este código debe cumplir con la norma ISO/IEC 18004 y contener:

• NIF del emisor
• Número y serie de la factura
• Fecha de emisión
• Importe total
• URL de validación en la sede electrónica de la AEAT

Además del código QR, la factura debe incluir la frase «Factura verificable en la sede electrónica de la AEAT» o, en su defecto, «Verifactu».

Formato y conservación

El uso de formatos estructurados (XML, UTF-8) es obligatorio para facilitar la interoperabilidad y la auditoría por parte de la AEAT, con los datos organizados en bloques bien definidos. Los registros deben conservarse en formato electrónico durante el tiempo que marca la normativa y ser exportables para auditorías.

¿Cómo afecta todo esto a las empresas que desarrollan software de facturación?

Si desarrollas un SIF, tu plazo venció el 29 de julio de 2025 y todo lo anterior te aplica ya. Resumido en tres frentes:

1. El software: formato XML con los campos obligatorios, generación de huella y firma electrónica, y capacidad de remisión a la AEAT.
2. La inalterabilidad: trazabilidad completa del encadenamiento y garantía de que ningún registro se puede modificar después de generarse.
3. La declaración responsable: documentada según el artículo 15 y accesible desde dentro del propio programa.

Si un sistema no se ajusta, hay sanciones económicas para el fabricante y un problema serio para cada cliente que lo esté usando.

Y si prefieres no construirlo tú, en Quaderno tenemos una API para Verifactu que ya hace todo esto. La tienes explicada en la guía para desarrolladores. Ponte en contacto con nosotros si tienes cualquier duda.